open text document server, alchemy edition

Avec un marché en constante évolution, très compétitif et de plus en plus réglementé, il est indispensable de stocker les documents critiques de manière sécurisée tout en les ayant à disposition à tout moment. Facile à mettre en œuvre, Open Text Document Server, Alchemy Edition (auparavant Captaris Alchemy) permet de capturer, stocker, gérer, archiver et supprimer les documents en toute simplicité. En intégrant étroitement cette solution à Open Text Fax Server, RightFax Edition et Open Text Workflow Server, .NET Edition, les entreprises sont en mesure de gérer les documents critiques de la capture à la destruction.

La toute dernière version 8.3 d’Alchemy conserve tous les fondamentaux qui ont fait son succès, à savoir son système de création et de gestion d’archives et de bibliothèques de documents. Alchemy répond aux problématiques suivantes :

Informations perdues ou stockées au mauvais endroit : les documents perdus ou placés au mauvais endroit coûtent très cher aux sociétés en terme de perte de productivité des collaborateurs.

Mauvaise circulation des informations en ligne et risque de non conformité : le contenu fixe mal classé ou ne suivant pas les bons processus de validation (contrats, déclarations, rapports, factures…) entraine des risques de malfaçon qui s’accroissent avec le temps et qui peuvent coûter très cher à une société. Il est essentiel de se conformer aux critères spécifiques des marchés.

Intégration insuffisante aux autres applications professionnelles : qu’ils concernent la relation clientèle, les ressources humaines, les services informatiques ou encore la comptabilité, les documents internes d’une entreprise nécessitent un accès le plus rapide et précis possible, correctement archivé, et cela est rarement le cas.

Les principales caractéristiques d’Alchemy se résument à 4 points :

La capture : Alchemy est capable d’archiver et gérer des documents entrants provenant de multiples sources, parmi lesquelles les courriers électroniques via Microsoft Exchange Server ou Microsoft Office Outlook, les fax, les documents scannés (reconnaissance optique des caractères, conversion en PDF, reconnaissance des codes-barres) ou encore les documents électroniques issus des logiciels Microsoft Office, à l’aide de connecteurs Office ou SharePoint Server.

La gestion de documents : Alchemy propose des services de bibliothèque, l’indexage plein texte, des outils de sécurisation intégrés, des sauvegardes ainsi que la journalisation des audits.

La mise à disposition et la modularité : Alchemy propose également des outils de recherche et de récupération de programmes pour le Web et Microsoft Windows, et assure une intégration personnalisée à d’autres applications en fonction des besoins de l’utilisateur.

L’archivage : Les bibliothèques d’Alchemy sont sécurisées et la solution Alchemy dispose d’échelles permettant de gérer plusieurs millions d’images, d’un logiciel d’affichage et de récupération couplé avec un support média amovible et enfin d’un module de conservation des dossiers.

Alchemy présente une architecture multi niveau, à la pointe de la technologie. Parce qu’il peut gérer en même temps plusieurs serveurs et bases de données, les gestionnaires peuvent créer une base de données par service, tout en conservant des dépôts d’archivage contrôlés et centralisés. On peut stocker ces bases de données dans différents endroits et les protéger au moyen de mesures de sécurité individuelles.
L’architecture ouverte favorise autant l’intégration des technologies en place que des technologies futures.

En résumé :

Les grandes fonctionnalités d’Alchemy sont :

• Capture & Numérisation
• Traitement & Indexation
• Archivage
• Distribution
• Intégration

Au niveau technique :

• Simple à utiliser, temps de formation très court
• Temps d’implémentation très court
• Robustesse du produit
• Support de volumes importants
• Moteur de recherche très rapide
• Facilité d’intégration aux applications métiers
• Disponibilité de modules optionnels permettant de construire progressivement des solutions très complètes.

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